5 conseils pour un onboarding à distance réussi

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vec le confinement, le télétravail s’est généralisé et est devenu, pour les collaborateurs, un régime de travail pour le moins apprécié. En effet, selon une étude conjointe menée par le cabinet BDO et HR Square, 9 travailleurs et cadres belges sur 10 veulent télétravailler un à trois jours par semaine, les mesures d’assouplissement une fois terminées. Qu’il devienne la norme ou non sur le long terme, le télétravail a profondément bouleversé le monde du travail et ses caractéristiques présentielles.

Cependant, la distance ne doit pas être perçue comme une contrainte mais plutôt comme une opportunité. Celle-ci doit constituer dans votre recrutement une manière d’innover. Rencontre avec le candidat, intégration, onboarding, etc. Toutes ces étapes peuvent se réaliser depuis votre chez vous. Voici 5 conseils pour les mener à bien.

1) Préparer efficacement l’intégration distancielle

Un onboarding à distance se déroule essentiellement via voie numérique. C’est pourquoi il est primordial que vous vous assuriez que votre nouvelle recrue ait accès sans difficultés aux outils informatiques et aux logiciels dès son premier jour de travail.

Dans cette même optique, comme vous ne pouvez pas accueillir votre candidat en vrai, pourquoi ne pas lui envoyer un welcome pack ? Ce concept très populaire dans les grandes entreprises, est un bon moyen pour souhaiter la bienvenue à votre recrue tout en développant le sentiment d’appartenance à la société.

2) Finaliser le recrutement numériquement

Le recrutement à distance a été (et est encore) pratiqué par de nombreuses entreprises actuellement. Il est également possible de finaliser une embauche sans interaction physique. Vous pouvez signer le contrat à la main et l’envoyer par courrier. Pour plus de simplicité et de rapidité, il existe aussi des services de signature électronique sécurisés et autorisés par la loi comme DocuSign, HelloSign ou encore SignRequest.

Les documents nécessaires à l’employeur (identité, numéro bancaire, justificatif de domicile, numéro de sécurité sociale, etc.) peuvent aussi être envoyés par voie électronique. Dans ce cas, est indispensable que l’entreprise assure la sécurité de la transmission des données personnelles.

3) Communiquer ponctuellement avec le nouvel employé

L’arrivée dans une entreprise est un moment mémorable pour un nouveau collaborateur. C’est pourquoi tous les détails comptent pour que l’onboarding digital n’impacte pas négativement le facteur humain.

Avant le jour J, pensez à envoyer un mail comportant toutes les informations utilise ainsi que le planning de la première journée. Le nouvel arrivant est ainsi bien préparé pour démarrer son nouveau poste dans des conditions optimales.

Comme pour une intégration classique, la nouvelle recrue posera de nombreuses questions, distance oblige, celle-ci peut se sentir seule ou démunie. Il faut l’accompagner dans sa prise de poste : organisez des conversations avec le manager et vous-même. Pour ce faire, sollicitez les outils vidéo comme Zoom ou Microsoft Teams. Si vous estimez l’usage de la vidéo inappropriée vous pouvez toujours opter pour des messageries en ligne telles que Slack ou Fleep.

4) Accompagner la découverte de la société

Même à distance, le livret d’accueil est incontournable, il facilite l’intégration en présentant l’entreprise, ses codes et ses valeurs. C’est une véritable mine d’informations pour le nouvel employé. Vous pouvez transmettre ce livret via courrier ou par mail.

Il existe aussi des solutions plus innovantes. Le logiciel Applipro propose un livret d’entreprise digitalisé et interactif et permet de mettre à jour les informations en temps réel. De quoi faciliter la communication entre les différents services et la nouvelle recrue.

5) Développer une bonne collégialité digitale

Les outils collaboratifs sont là pour vous aider. Prenez le temps de présenter votre recrue, son intégration se déroule en grande majorité grâce aux interactions avec les autres membres de l’équipe.

Bien que la rencontre autour de la machine à café ne soit pas possible en ces temps de crise, conservez ce rituel et digitalisez-le. Pourquoi ne pas créer un événement virtuel hebdomadaire ? Celui-ci permettra au nouvel employé et aux autres collaborateurs de faire connaissance de manière plus informelle et conviviale.