Bien préparer le retour au bureau : comment faire ?

A

près plus d’un mois de déconfinement, les retours au bureau commencent à se faire de plus en plus fréquents. Peu à peu, les collaborateurs, chacun à leur tour, doivent quitter le confort du télétravail -dans lequel ils ont peut-être fini par se complaire- pour regagner leur bureau.

Pas toujours facile d’accompagner les employés dans des conditions si inédites. Voici quelques conseils pour mener à bien le retour au travail.

1) Adapter les bureaux

L’employeur, et par extension les équipes RH, doivent se porter garants de la sécurité et de la santé de l’ensemble des employés de l’entreprise. En cette période, votre principale mission est de mettre en place des mesures sanitaires pour limiter les risques de contamination et/ou de propagation.

Faites-le grand ménage avant la rentrée de telle sorte que chaque surface ait été désinfectée. Repensez l’agencement des bureaux si possible. Assurez-vous que chacun dispose d’une espace suffisant sans empiéter sur celui de l’autre. Réagencez les espaces communs pour limiter les contacts et laissez à disposition savons et gels hydroalcooliques.

Enfin, faites revenir chaque collaborateur au bureau mais pas en même temps. Pourquoi ne pas mettre en place un système de réservation de bureau avec des plages horaires à compléter ? De quoi limiter le nombre de personnes au travail. Vous pouvez également restreindre le nombre de réunions qui se dérouleront dans les locaux de l’entreprise : organisez les réunions importantes en présentiel et conservez les réunions récurrentes, entre équipes, en virtuel.

2) Accompagner les employeurs

De nos jours, les managers ont plus que jamais besoin de vos services. Divisés entre reprendre un rythme performant pour pouvoir sortir la tête de l’eau et retrouver une économie croissante, ils oublient bien souvent que, de l’autre côté, les employés sont encore fragiles. Le manager doit se positionner au milieu, entre ses désirs et ceux de l’autre partie, pour appréhender efficacement les premières semaines de déconfinement.

C’est à vous de l’accompagner pour trouver le juste équilibre, entre performance et bien-être. Pensez au relationnel de l’équipe. Pourquoi par exemple ne pas proposez une réunion de reprise d’activité avec le manager et chacun de ses collaborateurs ?

3) Accompagner les employés

Le retour sur les lieux de travail peut inquiéter voire effrayer vos collaborateurs. Il importe donc que vous vous placiez comme médiateur entre ces derniers. La communication quant à elle doit être au centre de votre plan de reprise. Communiquer vous permettra de lever les doutes de certains et d’en rassurer d’autres. Par exemple, en anticipation du jour de reprise, vous pouvez envoyer un mail explicatif ou donner une visioconférence rassemblant toutes les modalités du retour au bureau.

En outre, assurez-vous de rester disponible pour répondre aux questions individuelles de chaque collaborateur. « Je ne sais pas partir en vacances… », « J’ai encore les petits à la maison… », « Puis-je continuer le télétravail… », l’incertitude de la situation multiplie les questionnements. En répondant à toutes ces questions, vous apporterez un sentiment d’assurance nécessaire à vos collaborateurs pour que la reprise soit sans heurts et sereine.

4) Fédérer et s’adapter aux nouvelles manières de travailler

Beaucoup de choses ont changé depuis la mi-mars. Le confinement a été une épreuve éprouvante : chômage partiel, travail à distance, absence de lien social, etc. Vos collaborateurs ont besoin de temps. Peut-être ne sont-ils pas encore prêts à reprendre le chemin du travail. Discutez avec eux, pesez le pour et le contre. Argumentez et trouvez un terrain d’entente.

« On ne peut pas laisser les salariés seuls chez eux indéfiniment. Certains sont en souffrance psychologique, et le bureau est un lieu de rassemblement, qui rappelle physiquement l’existence de l’entreprise et permet aussi plus d’interactions informelles que le travail à distance », avance le fondateur d’une société conseillère en management. Et puis, le retour est nécessaire quand il y a une perte de sens, le télétravail ayant pu entraîner une démotivation chez certains. Trouvez un consensus.

La vie au bureau n’est plus la même, il va falloir du temps pour s’y réhabituer. Il va falloir également proposer des nouvelles méthodes pour travailler en équipe (à distance ou pas) et vous réapproprier les espaces de travail. Il est important de retrouver cette collégialité, cette synergie qui existait entre les différentes équipes, pour ce faire, vous allez devoir fédérer les équipes. L’objectif est de se rassembler, d’échanger et de se retrouver, tous ensemble.

Pour toute hésitation, n’hésitez pas à consulter le Guide social élaboré par le gouvernement pour accompagner le retour et éviter tout propagation au travail.