5 étapes à suivre pour bien accueillir ses nouveaux et nouvelles employé.es

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l est primordial de bien accueillir et intégrer ses nouveaux et nouvelles salarié.es, de quoi améliorer votre rétention. Les premières semaines de travail pour une nouvelle recrue sont cruciales pour prendre un bon départ.

Quelles alors les étapes essentielles pour s’assurer que l’onboarding se déroule correctement ?

#1 Garder contact après la signature du contrat

L’onboarding débute dès que le/la candidat.e que vous avez sélectionné.e choisit de travailler pour votre société et signe son contrat. Une fois le contrat signé, il est recommandé de mettre à jour la fiche personnelle de l’embauché.e et de lui fournir quelques documents clés, l’aidant à se sentir déjà intégré.e au sein de l’entreprise.

Pensez également à commander à temps le matériel dont il/elle aura besoin : ordinateur, smartphone, voiture de société, etc. Ajoutez aussi à l’agenda les moments de prise de contact et les éventuelles formations aux outils et logiciels internes de la société.

N’oubliez pas non plus d’écrire un mail de bienvenue à votre recrue en insistant sur le fait que vous êtes très heureux.se qu’elle rejoigne la société et que davantage d’informations pratiques suivront. De quoi réveiller sa motivation et son enthousiasme.

#2 Envoyer un mail une semaine avant la prise de poste

Pour certaines embauches, le temps peut être plus au moins long entre la signature du contrat et l’entrée en fonction. C’est pourquoi il est essentiel d’envoyer un mail au nouveau/à la nouvelle employé.e une semaine avant son premier jour de travail.

Rappelez-lui où et quand il/elle est attendu.e, ce qui l’attend au programme du premier jour et ce qu’il/elle doit apporter. Un lunch est prévu ? L’ordinateur est prêt ? Informez votre recrue pour lui donner l’impression que son entrée en poste est bien préparée. Arrangez-vous également pour que ses identifiants de connexion, et autres détails internes soient prêts dès son premier jour.

#3 Avertir les collègues quelques jours avant la prise de poste

Bien accueillir un nouveau/ une nouvelle candidat.e passe aussi par l’accueil de ses collègues direct.e.s et ses responsables. Prévenez-les de son arrivée et demandez-leur de l’aider dès que possible.

#4 Donner une belle impression le Jour J

Le premier jour de travail donne le ton et est important pour la première impression qu’aura le nouvel/la nouvelle employé.e de la société.

Organisez une réunion d’onboarding et présentez l’entreprise, ses valeurs et ses missions. C’est aussi l’occasion de remettre le badge pour accéder au bureau et montrer la cafétéria. Prévoyez suffisamment de temps pour lui faire visiter l’entreprise et présentez-le/la rapidement à tous les collègues, mais surtout à sa future équipe.

#5 Garder le contact après la prise de poste

Continuez à garder contact avec votre nouvelle recrue. Dégagez du temps pour discuter en direct avec celle-ci et prendre son pouls. Demandez-lui par exemple comment elle se sent après une semaine  de travail et si cela s’est bien passé.

Comment se déroule le contact avec l’équipe ? Qu’est ce qui fonctionne bien ? Qu’est ce qui est difficile ? Etc. Ces entretiens sont à répéter de manière régulière pour s’assurer que la personne se sente bien et qu’elle soit encline à rester.

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Julie Delcourt 21 février 2022 1 Comment

5 conseils pour un onboarding à distance réussi

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vec le confinement, le télétravail s’est généralisé et est devenu, pour les collaborateurs, un régime de travail pour le moins apprécié. En effet, selon une étude conjointe menée par le cabinet BDO et HR Square, 9 travailleurs et cadres belges sur 10 veulent télétravailler un à trois jours par semaine, les mesures d’assouplissement une fois terminées. Qu’il devienne la norme ou non sur le long terme, le télétravail a profondément bouleversé le monde du travail et ses caractéristiques présentielles.

Cependant, la distance ne doit pas être perçue comme une contrainte mais plutôt comme une opportunité. Celle-ci doit constituer dans votre recrutement une manière d’innover. Rencontre avec le candidat, intégration, onboarding, etc. Toutes ces étapes peuvent se réaliser depuis votre chez vous. Voici 5 conseils pour les mener à bien.

 

1) Préparer efficacement l’intégration distancielle

Un onboarding à distance se déroule essentiellement via voie numérique. C’est pourquoi il est primordial que vous vous assuriez que votre nouvelle recrue ait accès sans difficultés aux outils informatiques et aux logiciels dès son premier jour de travail.

Dans cette même optique, comme vous ne pouvez pas accueillir votre candidat en vrai, pourquoi ne pas lui envoyer un welcome pack ? Ce concept très populaire dans les grandes entreprises, est un bon moyen pour souhaiter la bienvenue à votre recrue tout en développant le sentiment d’appartenance à la société.

 

2) Finaliser le recrutement numériquement

Le recrutement à distance a été (et est encore) pratiqué par de nombreuses entreprises actuellement. Il est également possible de finaliser une embauche sans interaction physique. Vous pouvez signer le contrat à la main et l’envoyer par courrier. Pour plus de simplicité et de rapidité, il existe aussi des services de signature électronique sécurisés et autorisés par la loi comme DocuSign, HelloSign ou encore SignRequest.

Les documents nécessaires à l’employeur (identité, numéro bancaire, justificatif de domicile, numéro de sécurité sociale, etc.) peuvent aussi être envoyés par voie électronique. Dans ce cas, est indispensable que l’entreprise assure la sécurité de la transmission des données personnelles.

3) Communiquer ponctuellement avec le nouvel employé

L’arrivée dans une entreprise est un moment mémorable pour un nouveau collaborateur. C’est pourquoi tous les détails comptent pour que l’onboarding digital n’impacte pas négativement le facteur humain.

Avant le jour J, pensez à envoyer un mail comportant toutes les informations utilise ainsi que le planning de la première journée. Le nouvel arrivant est ainsi bien préparé pour démarrer son nouveau poste dans des conditions optimales.

Comme pour une intégration classique, la nouvelle recrue posera de nombreuses questions, distance oblige, celle-ci peut se sentir seule ou démunie. Il faut l’accompagner dans sa prise de poste : organisez des conversations avec le manager et vous-même. Pour ce faire, sollicitez les outils vidéo comme Zoom ou Microsoft Teams. Si vous estimez l’usage de la vidéo inappropriée vous pouvez toujours opter pour des messageries en ligne telles que Slack ou Fleep.

4) Accompagner la découverte de la société

Même à distance, le livret d’accueil est incontournable, il facilite l’intégration en présentant l’entreprise, ses codes et ses valeurs. C’est une véritable mine d’informations pour le nouvel employé. Vous pouvez transmettre ce livret via courrier ou par mail.

Il existe aussi des solutions plus innovantes. Le logiciel Applipro propose un livret d’entreprise digitalisé et interactif et permet de mettre à jour les informations en temps réel. De quoi faciliter la communication entre les différents services et la nouvelle recrue.

5) Développer une bonne collégialité digitale

Les outils collaboratifs sont là pour vous aider. Prenez le temps de présenter votre recrue, son intégration se déroule en grande majorité grâce aux interactions avec les autres membres de l’équipe.

Bien que la rencontre autour de la machine à café ne soit pas possible en ces temps de crise, conservez ce rituel et digitalisez-le. Pourquoi ne pas créer un événement virtuel hebdomadaire ? Celui-ci permettra au nouvel employé et aux autres collaborateurs de faire connaissance de manière plus informelle et conviviale.

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Julie Delcourt 6 juillet 2020 3 Comments