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6 choses à faire pour partir en vacances l’esprit serein

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ous faites partie de ceux qui prennent congé vers la moitié ou la fin de la période estivale ? Alors vous devez trépigner d’impatience. L’occasion de se déconnecter pleinement et de profiter un maximum. Encore faut-il anticiper son départ en vacances… Voici plusieurs choses à prévoir pour que vous puissiez partir l’esprit léger !

1) Faites le point avec la hiérarchie

Assurez-vous que toute la gestion RH quotidienne et hebdomadaire est bien anticipée par votre équipe et par votre supérieur. Faites en sorte que la relève soit assurée en votre absence.

Anticipez aussi les questions des collaborateurs : si certains veulent télétravailler en vacances, choisir leurs jours de congé, avoir du nouveau matériel, etc. fixez des règles claires avec votre supérieur de telle sorte qu’il ou elle puisse prendre le relais et parer à toute situation éventuelle.

2) Informez toutes les équipes de votre prise de congé

Donnez vos dates de congé à tous les collaborateurs de la société, en amont de votre départ. Cela vous évitera de recevoir des mails dispensables ou des sollicitations de travailleurs qui ignorent que vous êtes en congé.

N’hésitez pas non à renseigner dans votre message Out of Office la personne à contacter durant votre absence (salaire, maladie, congé, etc.).

3) Finalisez vos projets et dossiers en cours

Si certains de vos dossiers peuvent attendre votre retour, d’autres non. Focalisez-vous sur l’essentiel avant de partir en vacances : préparer l’accueil d’une nouvelle recrue, anticiper un retour de congé maternité, etc.

4) Informez vos collègues de vos tâches en cours

En communiquant sur vos dossiers en cours, vos collègues pourront facilement être briefé sur les projets à suivre et à garder à l’œil.

N’hésitez pas à leur lister tous les éléments qu’ils doivent prendre en compte et n’oubliez pas de leur fournir toutes les ressources nécessaires pour qu’ils puissent continuer à avancer en votre absence.

5) Faites le tri dans vos mails et prévoyez votre retour

Triez les mails restants dans votre boite mail. Répondez à ceux qui nécessitent une réponse rapide et mettez dans un dossier ceux qui pourront être traités à votre retour. Ceci vous permettra de ne pas trop être submergé à votre retour.

6) Rangez votre bureau et déconnectez-vous !

En mettant de l’ordre dans votre bureau vous entamez déjà une sorte de coupure, de déconnexion avec votre environnement actuel. Et puis, une fois de retour, quoi de mieux que de retrouver un espace propre et ordonné ? De quoi aborder la rentrée en pleine forme !

Lisez aussi : Objectif Net Zéro : en RH aussi !

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Julie Delcourt 10 août 2022 2 Comments
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Le workation, mais à quelles conditions ?

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ravailler quelques jours depuis son lieu de vacances. C’est séduisant. Et de plus en plus de travailleurs belges se prêtent au jeu. Mais cette tendance appelée « workation » ne se résume pas au farniente et implique, de la part de l’employé et de l’employeur, toute une série de formalités. Explications.

Les vacances d’été arrivent à grands pas ! Les Belges ont hâte de quitter le bureau et de laisser leur domicile. D’autres emportent même sur leur lieu de vacances leur ordinateur et télétravaillent depuis là-bas. Cette tendance appelée « workation » se répand comme une traînée de poudre. Selon une étude Europ Assistance, un Belge sur cinq a choisi de travailler sur son lieu de vacances cet été.

Si cette nouvelle manière de travailler a de quoi séduire, reste à savoir dans quelles conditions elle peut s’appliquer car comme le pointe Frédéric Hespel, expert en occupation internationale chez Acerta Consult, elle n’est pas acquise. « Depuis plus de deux ans déjà, le travailleur est habitué au télétravail qui est devenu de plus en plus fréquent. Cependant, il reste primordial de se demander s’il est occasionnel ou structurel. En effet, télétravailler chez soi, dans sa maison à la mer, dans sa villa à la Côte d’Azur ou prester quelques heures pendant ses vacances, n’est pas quelque chose d’acquis », détaille-t-il.

Vu qu’il s’agit de télétravail depuis la Belgique ou l’international et que le travail ne peut pas être presté depuis n’importe où, un accord écrit entre l’employeur et l’employé doit être établi. Force est de constater que dans de nombreux secteurs, du matériel et de la connexion internet suffisent pour travailler depuis un quelconque endroit. En revanche, il faut que cela soit compatible avec l’organisation de travail de l’employeur.

« Par exemple, si vous partez en vacances au Mexique, avec le décalage horaire, il est peu probable que vous puissiez être disponible pendant les heures de bureau de Belgique. Le télétravail structurel implique par ailleurs des démarches administratives. Si vous comptez seulement télétravailler deux jours depuis votre lieu de vacances, ceci peut être un facteur décourageant », explique Frédéric Hespel. Autant de raisons qui peuvent pousser l’employeur à refuser cet accord écrit, sans lequel, le travailleur ne pourra suivre la tendance du workation, sauf à ses propres risques et périls.

Du télétravail structurel

Cependant, il existe d’autres situations où le workation peut s’appliquer : rester deux semaines de travail dans son lieu de vacances, travailler tous les matins de 9h à midi au bord de la piscine, etc. Vous l’aurez compris, il existe de nombreux cas de figure où travailler et profiter de quelques jours de repos vont de pair. « Le contexte est tellement varié et infini qu’il est impératif que le salarié émette la demande explicitement à son employeur. Les modalités comme le lieu de travail, les dates, les heures doivent clairement être définies dans le texte écrit », conseille Frédéric Hespel.

Mais n’est-ce pas une forme de contrôle de la part de l’employeur ? Oui et non. Ces modalités sont surtout nécessaires pour que l’employeur puisse prévenir son assureur accident de travail du fait qu’il y a une exécution du contrat de travail à l’étranger. L’employé, lui, sera donc couvert pour toute prestation réalisée en cas d’accident de travail. « L’assureur voudra savoir exactement où le contrat de travail sera exécuté, le lieu précis, la période, etc. Si ‘employé se rend à la plage et qu’un accident se produit à cet endroit et qu’aucun élément dans le contrat ne précisait que le travail pouvait s’exécuter à la plage, la victime ne sera pas couverte ».

Le contrôle de l’employeur demeure important. Le télétravail structurel n’est pas synonyme de farniente, il implique une série de règles et d’obligations de la part des deux parties. L’employé doit prester ses heures de travail et l’employeur doit faire preuve de flexibilité et laisser la liberté nécessaire dans l’exécution des tâches de son collaborateur. « Une relation de confiance est indispensable ainsi qu’une bonne communication », précise le spécialiste.

Les formalités administratives

Frédéric Hespel insiste également sur les spécificités internationales du workation et sur les démarches administratives qui en découlent. Au sein de l’UE, il existe une réglementation qui coordonne les régimes de sécurité sociale des différents états membres. Celle-ci prévoit que lorsqu’un travailleur preste une ou deux semaines en dehors de son pays, l’employeur doit obtenir une attestation A1. Via ce document, l’ONSS peut attester que même si le contrat de travail est temporairement exécuté à l’étranger, le salarié reste assujetti à la sécurité sociale belge.

Bon à savoir : il existe également une directive européenne des travailleurs détachés. Concrètement, cette réglementation garantit aux employés étrangers un socle de droits sociaux afin d’éviter le dumping social. Ils ont donc droit à une égalité de traitement avec les citoyens du pays d’accueil. « Cette directive s’applique également aux personnes qui optent pour du workation même si des exceptions à la déclaration préalable de détachement existent dans plusieurs états membres de l’UE », explique Frédéric Hespel.

Enfin, la durée du workation – qui en pratique ne dépassera que rarement un mois – implique de petits tracas administratifs. Et plus la prestation dure, plus d’autres formalités se grefferont au télétravail. Il existe effectivement des formes de prestations plus longues. « Lorsque l’on dépasse un seuil de prestations de 6 mois à l’étranger, il y a un impact fiscal : le salarié devient imposable dans l’autre pays. L’employeur doit donc se mettre en conformité avec la législation étrangère, démarche qui n’est pas toujours évidente », indique le spécialiste. Le détachement en UE est limité à 24 mois, si le séjour est plus long, les deux parties devront tenir compte des cotisations sociales du pays où le salarié exerce ses fonctions.

On le voit, le workation est une manière de vivre et de travailler aguicheuse, et pourtant, il demande encore à être structuré. Prester quelques jours à l’étranger ne se fait pas sans quelques formalités et mises au point. Alors, tenté ou non par cette nouvelle tendance ?

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Julie Delcourt 8 juillet 2022 1 Comment

Retour au bureau : mon collaborateur revient d’une zone rouge ou orange, que dois-je faire?

L’

été a pointé le bout de son nez et l’exode estival a commencé. Depuis la mi-juin, plusieurs pays ont rouvert leurs frontières aux vacanciers mais de nouveaux foyers de contamination sont apparus sporadiquement. Certaines régions ont été reconfinées et des zones rouges et oranges ont été déterminées.

Vos collaborateurs se trouvent actuellement à l’étranger dans une zone rouge ou orange ou s’apprêtent à partir pour une zone orange ? La situation risque encore d’évoluer mais voici déjà quelques précautions à prendre avec vos employés pour éviter tout malentendu. L’important c’est de communiquer et d’éviter toute contamination fortuite !

Sachez tout d’abord que vous ne pouvez pas interdire à vos collaborateurs de voyager ni leur demander leur lieu de destination et leurs projets de voyages. En revanche, vous pouvez les exhorter à faire preuve de bon sens. Et à tenir compte des conseils aux voyageurs publiés sur le site du SPF Affaires Étrangères.

 

Ensuite, à partir du 1er août, tous les voyageurs qui se rendront à l’étranger, que ce soit à pied, à vélo, en voiture ou en avion, devront remplir un formulaire. Cette décision fait suite au Conseil National de Sécurité qui s’est tenu le 23 juillet dernier.

Jusqu’à maintenant, le formulaire ne s’appliquait qu’aux personnes revenant de zone rouge. « Les touristes belges qui reviennent de l’étranger devront remplir le formulaire 48 heures avant leur retour », indique Le Soir. En cas de non-respect, les vacanciers pourront recevoir une amende de 250€.

Le formulaire déjà disponible sur le site du SPF Affaires étrangères doit encore être actualisé, cela ne prendra que quelques jours. Le document en anglais est aussi disponible.

1) L’employé revient d’une zone rouge

Le gouvernement a décidé que toute personne de retour d’une zone rouge doit respecter une quarantaine de deux semaines et se faire tester par un médecin. Il en va de soi que votre collaborateur doit vous en informer.

Dans cette situation, deux solutions sont possibles : télétravailler ou non. Si le télétravail est possible, vous versez au collaborateur le salaire du travail effectué. Le médecin lui délivrera ce qu’on appelle un certificat de quarantaine. Cela signifie qu’il est apte au travail mais qu’il ne peut pas venir travailler. Si travailler à domicile est impossible, vous pouvez mettre votre employé au chômage temporaire pour cause de force majeure due au Covid-19.

Le cas échéant, le collaborateur prétend à l’incapacité de travail. Il aura droit à son salaire ou à une indemnité de maladie, à condition qu’il présente un certificat médical valable.

2) L’employé revient d’une zone orange

Même logique que pour la zone rouge : c’est à vous de prendre la décision quant au retour au travail ou non du collaborateur. Le test et la quarantaine ne sont pas obligatoires pour la zone orange mais fortement recommandés. L’employé peut refuser et retourner travailler en risquant de contaminer les autres…

L’idéal serait de discuter avec votre employé et de convenir d’un terrain d’entente : pour préserver la sécurité de ses collègues, il serait peut-être mieux qu’il s’isole temporairement. Pourquoi ne pas travailler dans un bureau à part ou tout simplement télétravailler ?

3) L’employé est coincé à l’étranger

Si votre collaborateur est bloqué à l’étranger par un vol annulé ou parce qu’il ne peut plus quitter la région, il y a en principe force majeure. Dans ce cas, vous ne pouvez pas le forcer à prendre des jours de congé supplémentaires car il a droit à une allocation de chômage temporaire pour cause de force majeure. Vous ne devez donc pas le rémunérer pour les jours d’absence supplémentaires. Ceci vaut également pour les travailleurs placés en quarantaine par une instance tierce après un rapatriement.

Si vous autorisez le télétravail sur le lieu de vacances, les jours prestés sont des jours de travail normaux, pour lesquels vous payez un salaire. Si votre collaborateur choisit de continuer à travailler, cela reste des jours de congé. N’oubliez jamais que le travail de votre collaborateur à l’étranger peut avoir un impact au niveau des cotisations sociales et des obligations fiscales.

4) L’employé revient d’une zone verte

Il n’y a pas de problème. Votre collaborateur peut immédiatement reprendre le travail ou continuer à télétravailler si c’était la norme avant les vacances.

Attention ! Le collaborateur ne doit tenir compte de la couleur qu’à son retour, pas à son départ.

Source : SD Worx

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Julie Delcourt 24 juillet 2020 0 Comments